Digitalizacja dokumentów sposobem na zmniejszenie ryzyka zarażenie CORONAVIRUSEM

W obecnych warunkach każdy i każda z nas stara się zrobić, co w jego/jej mocy, żeby ograniczyć rozprzestrzenianie się wirusa. Podstawowym krokiem oczywiście jest higiena oraz noszenie maseczek ochronnych. Takie działania rozszerzają się jednak poza indywidualne, jednostkowe wysiłki – zmiany widać również w sposobie funkcjonowania przedsiębiorstw. Firmy, które mogą działać zdalnie, na jakiś czas zrezygnowały z pracy w swoich stacjonarnych siedzibach. Dla wielu przedsiębiorstw taka duża zmiana jest sporym wyzwaniem. Zdecydowanie lepiej z zaistniałą sytuacją radzą sobie firmy, które regularnie poddają swoje akta digitalizacji.

Praca zdalna a rozwój CORONAVIRUSA

Przebywanie w biurze wśród współpracowników jeszcze przez jakiś czas nie będzie bezpieczne. Wdrożenie zasad, polegających na:

  • zachowaniu odpowiedniej odległości między stanowiskami pracy
  • regularnej dezynfekcji rąk, urządzeń, przedmiotów
  • noszeniu maseczek ochronnych

zmniejsza ryzyko zachorowania. Nadal jednak najbezpieczniejszą opcją jest pozostanie w domu. Praca zdalna to nie tylko uniknięcie spotykania się ze współpracownikami i przebywania z nimi w zamkniętym pomieszczeniu przez długi czas. To również brak konieczności poruszania się metrem, tramwajami, autobusami. W efekcie tymi środkami transportu aktualnie poruszają się ludzie, którzy rzeczywiście muszą dojechać do pracy, bo nie mogą wykonywać obowiązków zdalnie.

To, że część pracowników wykonuje obowiązki służbowe zdalnie, pozytywnie wpływa nie tylko na bezpieczeństwo ich samych, ale też na bezpieczeństwo ludzi, którzy, siłą rzeczy, muszą korzystać z komunikacji miejskiej. CORONAVIRUS przenosi się drogą kropelkową. Ograniczenie bezpośredniego kontaktu z innymi osobami ma więc kolosalne znaczenie dla spłaszczenia krzywej zakażeń.

Wyzwania stojące przed firmami, pracującymi zdalnie

Wykonywanie obowiązków na odległość wymaga opracowania konkretnych sposobów działania, od tych pozwalających na sprawną weryfikację pracy wykonanej przez osoby zatrudnione, po kwestie organizacyjne, takie jak organizacja calli czy zebrań. Dla sprawnego funkcjonowania firmy największe znaczenie ma jednak to, żeby pracownicy nie musieli martwić się o dostęp do narzędzi i akt, z której do tej pory korzystali. Na tę drugą kwestię można bezpośrednio wpłynąć, decydując się na proces digitalizacji dokumentów.

Praca zdalna wcale nie musi być mniej produktywna od pracy w biurze. Wiele osób docenia ten tryb, bo wiąże się on dla nich z większym skupieniem i oszczędnością czasu, który normalnie przeznaczyliby na dojazdy. Korzyści mogą być też widoczne dla pracodawcy, o ile zadba on o tak podstawową sprawę, jak powszechność wykorzystania w firmie cyfrowej dokumentacji.

Takie podejście sprawi, że osoby zatrudnione będą mogły działać sprawnie, przedsiębiorca będzie trzymał w ryzach bieżące firmowe procesy, a kontakt z klientami nie ucierpi na tym, że zatrudnione osoby nie przebywają w stacjonarnym biurze.

Jak wygląda rzetelna digitalizacja dokumentów firmowych?

Proces digitalizacji dokumentów można wykonać samodzielnie, ale należy zdawać sobie sprawę z jednej ważnej rzeczy – samo zeskanowanie akt nie poprawi funkcjonowania firmy. Rzetelna digitalizacja obejmuje również zapis plików do właściwego formatu oraz umieszczenie ich w odpowiednich katalogach. W przeciwnym razie będziemy dysponować jedynie chaotycznie zapisanymi, niefunkcjonalnymi pikami, z których nie będzie się dało sprawnie skorzystać.

Profesjonalna digitalizacja zajmuje czas, a na ostateczny kształt działań wpływają kompetencje osoby, która się tym zajmuje. Z tego powodu przedsiębiorstwa często rezygnują z samodzielnego przeprowadzenia tego procesu i zgłaszają się po pomoc do specjalistów. Rhenus Data Office Polska i inni usługodawcy, wspomagający zarządzanie dokumentacją firmową, w swoich działaniach znacznie wykraczają poza zwykłe skanowanie. Porządkując dokumentację cyfrową i tworząc zdigitalizowane archiwa, dbają również o to, aby korzystanie z plików było wygodne i komfortowe. osoby, która się tym zajmuje. Z tego powodu przedsiębiorstwa często rezygnują z samodzielnego przeprowadzenia tego procesu i zgłaszają się po pomoc do specjalistów. Rhenus Data Office Polska i inni usługodawcy, wspomagający zarządzanie dokumentacją firmową, w swoich działaniach znacznie wykraczają poza zwykłe skanowanie. Porządkując dokumentację cyfrową i tworząc zdigitalizowane archiwa, dbają również o to, aby korzystanie z plików było wygodne i komfortowe.