Jakie funkcje powinien zawierać dobry program do faktur?

Dochody, osiągane przez duże przedsiębiorstwa, są liczone w milionach złotych, dlatego odpowiednia organizacja wszelkich czynności związanych z finansami ma olbrzymie znaczenie. Aby usprawnić procedurę rozliczania zleceń, firmy chętnie wykorzystują specjalne programy służące do wystawiania faktur. Na co trzeba zwrócić uwagę, aby wybrać najbardziej użyteczny program?

Profesjonalny program do faktur powinien zawierać funkcje, które zapewniają maksymalne uproszczenie procedury wystawiania dokumentów. Jeżeli aplikacja jest zintegrowana z zewnętrznym rejestrem firm (np. bazą CEIDG), użytkownik może łatwo znaleźć dane przedsiębiorstwo poprzez wpisanie jego Numeru Identyfikacji Podatkowej. Program automatycznie wypełni pozostałe rubryki na podstawie informacji pozyskanych z rejestru. W ten sposób przygotowanie faktury staje się dużo łatwiejsze i szybsze.

Ponadto warto upewnić się, czy program działa na podstawie indywidualnej bazy danych. Taka możliwość jest niezwykle istotna, ponieważ aplikacja staje się fundamentem firmowego systemu obsługi płatności. Aby stworzyć połączenie pomiędzy oddziałami firmy, wystarczy wykupić licencję na użytkowanie programu i zainstalować go w każdej placówce. Przygotowana wcześniej baza danych będzie wówczas dostępna dla wszystkich, zarejestrowanych wersji aplikacji.

Dużym ułatwieniem dla pracowników jest także możliwość stworzenia kartoteki poszczególnych klientów i zleceniodawców. Uporządkowanie informacji będzie szczególnie potrzebne w momencie, gdy faktury dla niektórych klientów muszą być przygotowane według innych zasad (np. faktury wystawiane w obcej walucie).

Należy rozważyć również kwestię pilnowania ilości towarów w sklepie. Jeśli potrzebujesz program do faktur z magazynem to doskanył rozwiązaniem jest Faktura Small Business HANDEL, który na bieżąco aktualizuje stany magazynowe.

Zaawansowane programy oferują także dostęp do licznych funkcji dodatkowych, takich jak: import danych z czytnika kodów kreskowych, personalizacja dostępnych szablonów faktur, zlecanie wysyłki cyklicznej i wiele innych. Algorytmy zastosowane w programach sprawiają, że wystawianie faktur zostaje w znacznym stopniu zautomatyzowane, dzięki czemu pracownicy efektywniej wykonują wyznaczone zadania.